Ofis taşıma, bir ev taşınmasından farklı olarak yalnızca eşyayla ilgili değildir. Taşınma sırasında telefonlar çalmaya, müşteriler e-posta göndermeye ve faturalar kesilmeye devam eder. Bu yüzden iyi bir ofis taşıma planının asıl amacı, işin durduğu süreyi en aza indirmektir. Bu yazıda haftalar öncesinden başlayan bir plan öneriyor ve sık yapılan hataları anlatıyoruz.
Ofis taşıma için doğru zamanı seçmek
İş kesintisini azaltmanın en etkili yolu, taşınmayı çalışma saatlerinin dışına almaktır. Bu nedenle biz ofis taşımalarını çoğunlukla Cuma akşamı başlatıp Pazartesi sabahına kadar tamamlayacak şekilde planlıyoruz. Böylece çalışanlar Cuma günü masalarını toplar, Pazartesi sabahı ise yeni ofiste işe başlar.
Ancak her iş yeri için hafta sonu uygun olmayabilir. Örneğin hafta sonu da açık olan bir işletmede, en sakin gün veya gece saatleri tercih edilebilir. Ayrıca bina yönetimlerinin hafta sonu yük asansörü kullanımı ve giriş saatleri için kuralları olabilir. Bu kuralları hem eski hem yeni bina için önceden öğrenin.
Bir sorumlu kişi belirleyin
Küçük bir büroda bile taşınmayı tek bir kişinin koordine etmesi işleri kolaylaştırır. Bu kişi, nakliyat firmasıyla, bina yönetimleriyle ve bilgi işlem sorumlusuyla iletişimi yürütür. Böylece aynı soru üç farklı kişiye sorulmaz ve kararlar kaybolmaz.
Daha büyük ofislerde her departmandan bir temsilci seçmek de iyi bir yöntemdir. Temsilciler kendi bölümlerindeki eşyaların kolilenmesini ve etiketlenmesini takip eder.
Envanter ve yerleşim planı
Taşınmadan önce neyin taşınacağını, neyin atılacağını ve neyin yeni alınacağını belirleyin. Özellikle eski ofiste yıllardır kullanılmayan mobilya ve cihazlar, ofis taşıma maliyetini gereksiz yere artırır.
Ardından yeni ofisin yerleşim planını hazırlayın. Planda her masa, dolap ve cihaz için bir numara olsun. Eski ofisteki eşyalara da aynı numaraları etiket olarak yapıştırın. Bu sayede ekip, taşınma gecesi her parçayı doğrudan yerine bırakır ve Pazartesi sabahı kimse masasını aramaz.
Bilgi işlem: ofis taşıma sürecinin en hassas kısmı
Bilgisayarlar, sunucular, yazıcılar ve ağ cihazları ofis taşıma sırasında en çok dikkat isteyen kalemlerdir. Şu adımları öneriyoruz:
- Yedek alın. Taşınmadan önce tüm önemli verilerin güncel bir yedeğini alın ve yedeği taşınan cihazlardan ayrı tutun.
- İnterneti önceden taşıyın. Yeni adreste internet bağlantısının taşınma gününden önce çalışır olması gerekir. Hat taşıma işlemleri birkaç gün sürebilir.
- Kabloları etiketleyin. Her bilgisayarın ve cihazın kablolarını sökmeden önce fotoğraflayın ve etiketleyin.
- Cihazları biz paketleyelim. Monitör ve kasalar uygun malzemeyle ayrı ayrı paketlenir; böylece taşıma sırasında darbe almazlar.
Sunucu veya özel ağ kurulumu varsa, bunların sökülmesi ve yeniden kurulması için kendi bilgi işlem sorumlunuzla ayrıca plan yapın. Biz cihazları güvenle taşırız; ancak yazılım ve ağ ayarları sizin ekibinizin işidir.
Arşiv, belgeler ve kişisel veriler
Ofislerde genellikle yıllara yayılan bir arşiv bulunur. Bu arşivin bir kısmını yasal olarak saklamak zorundasınız. Örneğin Vergi Usul Kanunu, defter ve belgelerin ilgili yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklanmasını öngörür (VUK m. 253). Türk Ticaret Kanunu ise tacirler için ticari defterler ve belgelerde on yıllık saklama süresi öngörür (TTK m. 82). Dolayısıyla eski dosyaları atmadan önce mali müşavirinize danışın.
Personel dosyaları ve müşteri kayıtları gibi kişisel veri içeren belgeler de ayrı bir özen ister. 6698 sayılı Kanun’un 12. maddesi, veri sorumlusunun kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını öngörür. Bu nedenle bu tür dosyaları kilitli dolaplarda veya kapalı ve numaralı kolilerde taşıyın. Ayrıca koli listesini sorumlu kişi tutsun. Kanun metnine Mevzuat Bilgi Sistemi üzerinden ulaşabilirsiniz.
Çalışanları hazırlamak
Ofis taşıma, çalışanlar için de bir değişikliktir. Taşınma tarihini, yeni adresi ve ulaşım bilgisini en az birkaç hafta önce paylaşın. Her çalışandan kendi masasındaki kişisel eşyaları ve dosyaları Cuma öğleden sonra kolilemesini isteyin. Kolilerin üzerine isim ve yeni masa numarası yazılmalıdır.
Ayrıca Pazartesi sabahı için kısa bir yönlendirme hazırlayın. Örneğin yeni ofisin krokisi, Wi-Fi bilgisi ve yazıcı yerleri ilk sabah sorulan soruların çoğunu önler.
Ortak alanları unutmayın
Masalar planlanırken mutfak, toplantı odası ve depo bölümleri çoğu zaman unutulur. Oysa buzdolabı, kahve makinesi, toplantı masası ve raflar da taşınacaktır. Ayrıca ofis bitkileri, kırılabilecek dekorasyon eşyaları ve tablolar ayrı paketleme ister. Bu alanlar için de bir sorumlu belirleyin ve her birini yerleşim planına ekleyin. Böylece Pazartesi sabahı mutfak da toplantı odası da kullanıma hazır olur.
Müşterileri ve tedarikçileri bilgilendirmek
Adres değişikliği yalnızca kapıdaki tabelayı değiştirmek değildir. Şu listeyi taşınmadan önce gözden geçirin:
- İnternet siteniz, e-posta imzalarınız ve Google İşletme Profiliniz
- Fatura ve irsaliyelerdeki adres bilgisi
- Kargo firmaları, tedarikçiler ve düzenli müşteriler
- Vergi dairesi, ticaret sicili ve ilgili kurumlara yapılması gereken adres değişikliği bildirimleri
Resmi adres değişikliği bildirimlerinin süreleri ve şekli işletmenin türüne göre değişir. Bu yüzden mali müşavirinizle birlikte bir kontrol listesi hazırlamanızı öneririz.
Taşınma gecesi
Taşınma gecesi ekibimiz önce mobilyaları söker ve paketler. Ardından cihazlar ve koliler araca yüklenir. Yeni ofiste ise yerleşim planına göre her parça numarasına göre yerine bırakılır, mobilyalar kurulur. Gerekirse yüksek katlarda dış cephe asansörü kullanılır; bu konudaki ayrıntıları dış cephe asansörü yazımızda bulabilirsiniz.
Sorumlu kişinin taşınma gecesi ulaşılabilir olması önemlidir. Çünkü yerleşim planında olmayan bir durum çıkarsa kararı hızlıca o vermelidir.
Pazartesi sabahı kontrolü
İlk iş günü sabahı kısa bir kontrol yapın:
- Tüm masaların, dolapların ve cihazların yerinde olduğunu kontrol edin.
- İnternet, telefon ve yazıcıların çalıştığını test edin.
- Arşiv kolilerinin sayısını koli listesiyle karşılaştırın.
- Görünür bir hasar varsa fotoğraflayın ve yazılı olarak bildirin.
Görünür hasarlar için yasal bildirim süresi kısadır. Bu konuyu nakliyat sözleşmesi ve hasar bildirimi yazımızda ayrıntılı anlattık.
Ofis taşıma maliyetini neler etkiler?
Fiyatı eşyayı görmeden söylemek doğru olmaz; ancak hangi kalemlerin maliyeti belirlediğini bilmek, teklifleri karşılaştırmanızı kolaylaştırır. Başlıca etkenler şunlardır:
- Taşınacak masa, dolap, koltuk ve cihaz sayısı
- Sökülüp yeniden kurulacak mobilya miktarı
- Arşiv kolilerinin sayısı ve ağırlığı
- Eski ve yeni binada kat, yük asansörü ve araç yanaşma koşulları
- Hafta sonu veya gece çalışma ihtiyacı
- Paketleme malzemesinin kimden sağlanacağı
Bu nedenle ekspertizde bütün odaları, arşiv alanını ve depo bölümlerini birlikte gezmemiz önemlidir. Böylece teklif, taşınma gecesi değişmeyecek kadar net olur.
Sık yapılan ofis taşıma hataları
- Geç başlamak. Planlamaya son hafta başlamak, en çok iş kesintisine yol açan hatadır.
- İnterneti unutmak. Yeni ofiste hat yoksa, taşınma tamamlansa bile iş başlayamaz.
- Etiketsiz koliler. Numarasız koliler, Pazartesi sabahını bir arama oyununa çevirir.
- Arşivi gelişigüzel atmak. Saklama yükümlülüğü olan belgeleri atmak sonradan ciddi sorun çıkarabilir.
Sonuç
Ofis taşıma, doğru planla bir hafta sonuna sığabilir. Önemli olan; erken başlamak, bir sorumlu kişi belirlemek, yerleşim planı hazırlamak ve bilgi işlem ile arşivi ayrıca düşünmektir. Ankara’daki ofis ve işyeri taşımalarınız için işyeri taşıma sayfamıza bakabilir, ücretsiz ekspertiz için bizi arayabilirsiniz.