Ankara Kurum Taşımacılığı

Kurum taşımacılığı; bir okulun, derneğin, vakfın, kamu biriminin ya da büyük bir şirket merkezinin bütün eşyasını, arşivini ve demirbaşını bir binadan diğerine düzenli biçimde aktarma işidir. Ev taşımasından farkı, eşyanın tek bir kişiye değil bir kuruma ait olması ve her parçanın kayıtlı olmasıdır. Ulaşan Nakliyat olarak Ankara’da kurum taşımacılığını demirbaş listesi, oda numarası ve teslim tutanağı üzerinden planlıyoruz. Böylece taşınmadan sonra hangi masanın, dolabın ya da koli grubunun nereye gittiği kayıt altında kalır.

Kurum taşımacılığı neden ayrı planlanır?

Bir kurumda karar veren, eşyayı kullanan ve taşınmayı takip eden kişiler çoğu zaman farklıdır. Satın alma birimi teklifi ister, idari işler binayı ayarlar, her departman kendi odasını hazırlar. Bu nedenle işe tek bir irtibat kişisi belirleyerek başlıyoruz. Bütün sorular ve değişiklikler bu kişi üzerinden yürür. Böylece taşınma günü “bu dolap nereye gidecekti?” sorusu sahada değil, planda cevaplanmış olur.

Kurumların taşınma takvimi de genelde sabittir. Okullar yaz tatilini, kamu birimleri ve dernekler hafta sonlarını ya da resmi tatilleri tercih eder. Hizmetin kesintisiz sürmesi gereken birimlerde taşıma birkaç aşamaya bölünür; önce arşiv ve az kullanılan eşya, en son da günlük çalışmayı sürdüren birimler taşınır.

Adım adım kurum taşımacılığı süreci

1. Keşif ve envanter. Eski ve yeni bina gezilir. Oda oda masa, dolap, raf, arşiv kolisi, cihaz ve özel parçalar not edilir. Varsa kurumun kendi demirbaş listesi esas alınır.
2. Yerleşim planı. Yeni binanın kat planı üzerinde her odaya bir numara verilir. Etiketler bu numaralara göre hazırlanır.
3. Yazılı teklif ve takvim. Araç sayısı, ekip, paketleme malzemesi, söküm-kurulum, gerekirse dış cephe asansörü ve çalışma saatleri teklifte ayrı ayrı yazılır.
4. Paketleme ve etiketleme. Arşiv, kitaplık, laboratuvar ya da atölye malzemesi gibi gruplar ayrı paketlenir. Her koliye oda numarası ve içerik grubu yazılır.
5. Taşıma ve yerleştirme. Araçlar oda sırasına göre yüklenir, yeni binada aynı sırayla boşaltılır. Mobilyalar kurulur, koliler ilgili odalara bırakılır.
6. Teslim tutanağı. Taşınan parçalar listeyle karşılaştırılır. Eksik ya da hasarlı bir şey varsa o gün yazılı olarak not edilir.

Arşiv, demirbaş ve kişisel veri içeren evrak

Kurum arşivleri ağırdır, sıralaması önemlidir ve içinde çoğu zaman kişisel veri bulunur. Arşivi dolap ve raf sırasına göre numaralı kolilere alıyoruz. Koliler kapalı ve bantlı taşınır, yeni binada aynı sırayla yerleştirilir. Kişisel veri içeren evrakın taşınmasında kurumun kendi sorumlusunun süreci takip etmesini öneririz. Bu konuda Kişisel Verileri Koruma Kurumu rehberleri yol gösterir. Bilgisayar, sunucu ve ağ cihazlarının sökülüp yeniden kurulması ise genellikle kurumun bilgi işlem ekibi tarafından yapılır; biz bu cihazları paketleyip taşırız.

Bina koşulları ve izinler

İki binada da yük asansörü, yükleme alanı, araç park yeri ve çalışma saatleri önceden konuşulmalıdır. Kamu binalarında ve iş merkezlerinde giriş için araç plakası ve personel listesi istenebilir. Asansörü olmayan ya da kabine sığmayan büyük parçaların olduğu binalarda asansörlü taşıma süreyi kısaltır. Ancak bunun için bina önünde uygun alan ve açıklık olması gerekir; bunu keşifte birlikte kontrol ederiz.

Taşınmadan önce kurum içinde yapılacaklar

Taşınma işinin yarısı, ekip gelmeden önce kurum içinde yapılır. Aşağıdaki hazırlıklar tamamlandığında taşınma günü hem daha kısa sürer hem de yeni binada ilk gün aranan eşya kolayca bulunur.

• Her birimden bir sorumlu belirleyin ve odasındaki eşyanın listesini bu kişiye kontrol ettirin.
• Atılacak, bağışlanacak ya da depoya gidecek eşyayı taşınmadan önce ayırın. Gereksiz eşyayı taşımak hem süreyi hem maliyeti artırır.
• Kişisel eşyaların, masa çekmecelerindeki evrakın ve küçük ofis malzemesinin çalışanlar tarafından kolilenmesini isteyin. Koli ve etiketleri önceden getirebiliriz.
• Yeni binada elektrik, internet, aydınlatma ve kilit işlerinin taşınma gününden önce bitmiş olmasına dikkat edin.
• İki binanın yönetimine taşınma tarihini, saatlerini ve araç bilgilerini yazılı olarak bildirin.

Taşınma günü nasıl ilerler?

Taşınma günü ekip, etiketli koliler ve sökülmüş mobilyalarla oda sırasına göre çalışır. Önce ağır ve büyük parçalar, ardından koliler yüklenir. Yeni binada her kat ve oda için bir kişinin yönlendirme yapması işleri hızlandırır. Gün sonunda yerleşim planı üzerinden kontrol yapılır; eksik ya da yanlış odaya bırakılmış bir şey varsa hemen düzeltilir. Birden fazla günde yapılan taşımalarda her günün sonunda kısa bir değerlendirme yapıp ertesi günün sırasını gözden geçiriyoruz. Benzer bir planlamayı daha küçük ölçekte nasıl yaptığımızı ofis ve işyeri taşıma sayfamızda ve ofis taşıma planlama yazımızda bulabilirsiniz.

Sigorta ve sorumluluk

Taşıma sırasında oluşabilecek hasarlarda sorumluluğun ve sigorta kapsamının teklifte yazılı olması gerekir. Kurum taşımalarında değerli cihazlar, sanat eserleri ya da özel ekipman varsa bunları listeye ayrıca yazın ve sigorta kapsamını teklif aşamasında sorun. Hasar bildirim süreleri ve sözleşmede nelere bakmanız gerektiğini nakliyat sözleşmesi, sigorta ve hasar bildirimi yazımızda özetledik.

Teklif alırken sorulacaklar

• Fiyata paketleme malzemesi, söküm-kurulum ve asansör dahil mi?
• Kaç araç ve kaç kişilik ekip gelecek, taşıma kaç günde ve hangi saatlerde yapılacak?
• Etiketleme ve yerleşim planını kim hazırlayacak?
• Sigortanın kapsamı nedir, hasar olursa nasıl ve hangi süre içinde bildirim yapılır?
• Fatura ve ödeme koşulları kurumun satın alma sürecine uygun mu?

Kurum taşımacılığı hakkında sık sorulanlar

Ücretsiz ekspertiz ve yazılı teklif

Kurum taşımacılığı için tarih, iki adres ve kabaca eşya listesiyle bize ulaşın. Yerinde ya da görüntülü ekspertizden sonra kapsamı ve fiyatı yazılı olarak iletiriz. Telefon ve WhatsApp: 0542 828 77 94 (WhatsApp’tan yazın). Ofisimiz: Aydınlar, Çelikkale Cd. No:4, Çankaya/Ankara. İsterseniz teklif formunu da doldurabilirsiniz.