Bir ofisi taşırken masalar, dolaplar ve koltuklar işin görünen kısmıdır. Asıl hassas olan ise bilgisayarlar, monitörler, yazıcılar, ağ cihazları ve varsa sunuculardır. Bu ekipmanlar hem değerli hem de şirketin günlük işleyişinin merkezindedir. Bir monitörün çizilmesi can sıkar; ama bir sunucunun hasar görmesi ya da veri kaybı yaşanması işinizi günlerce aksatabilir.
Bu yazıda ofis ve iş yeri taşımalarında elektronik ve bilgi işlem ekipmanlarının nasıl hazırlanacağını, nasıl paketleneceğini, taşınma günü nelere dikkat edileceğini ve yeni ofiste kurulumun nasıl sıraya konulacağını anlatıyoruz. Taşınmanın genel takvimini çıkarmak için ofis taşıma planı yazımıza da göz atabilirsiniz.
Taşınmadan önce: envanter ve sorumluluk dağılımı
Ekipman listesini çıkarın
İlk adım, taşınacak bütün elektronik ekipmanın listesini çıkarmaktır. Her bilgisayar, monitör, yazıcı, modem, switch, kablosuz erişim noktası, telefon santrali, projeksiyon cihazı ve sunucu bu listede yer almalıdır. Listeye cihazın hangi masadan ya da odadan çıktığını ve yeni ofiste nereye gideceğini de yazın. Bu basit tablo, taşınma günü “Bu ekran kimin?” sorusunu ortadan kaldırır.
Etiketleme sistemi kurun
Her cihaza ve ona ait kablo poşetine aynı numarayı verin. Örneğin “Muhasebe-03” etiketli bilgisayarın kablolarının bulunduğu poşet de aynı etiketi taşısın. Yeni ofisin kat planı üzerinde masaları numaralandırırsanız yerleştirme işi çok hızlanır.
Bilgi işlem sorumlusunu belirleyin
Şirketinizde bir bilgi işlem çalışanı ya da dışarıdan destek aldığınız bir teknik firma varsa, taşınma planına en baştan dahil olmalıdır. Cihazların kapatılması, yedeklerin alınması, ağ ayarları ve yeni ofiste internet bağlantısı onların sorumluluğundadır. Nakliyat ekibi fiziksel taşımayı üstlenir; yazılım, veri ve ağ yapılandırması ise teknik ekibin işidir. Bu ayrımı baştan net koymak sonradan yaşanacak karışıklıkları önler.
Veri güvenliği: yedeksiz taşınma olmaz
Elektronik ekipmanı ne kadar özenle paketlerseniz paketleyin, taşınma sırasında bir arıza ihtimali her zaman vardır. Bu yüzden en önemli kural şudur: taşınmadan önce verilerin güncel bir yedeği alınmış olmalıdır.
- Sunuculardaki ve ortak klasörlerdeki verilerin yedeğini alın ve yedeğin gerçekten açılabildiğini kontrol edin.
- Mümkünse yedeğin bir kopyası taşınan cihazlardan ayrı bir yerde, örneğin bulut ortamında ya da ayrı bir diskte dursun.
- Çalışanlardan masaüstlerinde ve kişisel klasörlerinde duran önemli dosyaları ortak alana taşımalarını isteyin.
- Harici diskler ve yedek medyaları şirket yetkilisi kendi yanında taşısın.
Kişisel veri içeren cihazlar, evraklar ve arşivler taşınırken de gizlilik önemlidir. Arşiv dolapları kilitli olmalı, evrak kolileri kapalı ve etiketli taşınmalıdır.
Cihazlar nasıl hazırlanır ve paketlenir?
Düzgün kapatma
Bilgisayarları ve sunucuları fişten çekmeden önce işletim sistemi üzerinden düzgünce kapatın. Kesintisiz güç kaynakları (UPS) da kapatılıp bağlantıları sökülmelidir. Ağır UPS cihazları ve aküler ayrı taşınacak şekilde planlanmalıdır.
Kablolar ve aksesuarlar
Kabloları cihazdan söküp sarın ve etiketli poşetlere koyun. Sökmeden önce arka bağlantıların fotoğrafını çekmek, özellikle ağ dolabı ve sunucu bağlantılarında kurulumu çok kolaylaştırır. Klavye, fare ve kulaklık gibi küçük parçalar da cihazın numarasıyla aynı poşete ya da koliye girmelidir.
Monitörler ve ekranlar
Monitörler ekran yüzeyi korunacak şekilde, köpük ya da balonlu naylonla sarılarak dik taşınmalıdır. Ekranın üzerine baskı gelmemesi, üzerine başka koli konulmaması gerekir. Orijinal kutuları saklıyorsanız en güvenli seçenek onlardır.
Yazıcılar ve fotokopi makineleri
Yazıcılarda toner ve kartuşların çıkarılması ya da sabitlenmesi gerekebilir. Büyük fotokopi makinelerinde bazı modeller taşınmadan önce servis tarafından hazırlanmayı gerektirir. Cihazın kılavuzuna bakın ya da servis firmanıza danışın.
Sunucu ve ağ dolabı
Kabinet tipi sunucu dolapları dolu haldeyken taşınmamalıdır; sunucular dolaptan çıkarılıp ayrı paketlenmelidir. Bu işin teknik kısmını bilgi işlem sorumlunuzla birlikte planlayın. Paketlenen sunucular aracın sarsıntıdan en az etkilenen bölümüne, sabitlenerek yerleştirilmelidir.
Taşınma günü: yükleme, taşıma ve boşaltma
Elektronik ekipman, aracın içinde ağır mobilyaların altında ya da arasında kalmayacak şekilde ayrı bir bölüme yerleştirilmelidir. Koliler “Kırılacak”, “Elektronik” ve “Bu yüz yukarı” gibi işaretlerle etiketlenmelidir. Kış aylarında soğuk araçtan sıcak ofise alınan cihazlarda yoğuşma oluşabileceği için cihazları hemen açmak yerine bir süre oda sıcaklığında bekletmek daha güvenlidir.
Çok katlı binalarda ekipmanın merdivende taşınması hem riskli hem de yavaştır. Bina asansörü uygun değilse mobil asansörle taşıma seçeneği konuşulabilir. Bina yönetiminden asansör ve yükleme alanı için önceden izin almak, taşınma gününün akışını hızlandırır.
Hafta sonu ya da mesai dışı taşınma
İş kesintisini en aza indirmek için birçok şirket taşınmayı cuma akşamından başlatıp hafta sonu tamamlamayı tercih eder. Böylece pazartesi sabahı çalışanlar masalarına oturduğunda bilgisayarlar kurulmuş ve bağlantılar test edilmiş olur. Bu planı nakliyat firmasıyla ve bilgi işlem ekibinizle birlikte netleştirin.
Yeni ofiste kurulum sırası
- Altyapıyı kontrol edin: İnternet hattı, priz sayısı, ağ kabloları ve elektrik tesisatı eşyalar gelmeden önce hazır olmalıdır.
- Ağ ve sunucu: İlk önce ağ dolabı, modem ve sunucular kurulmalı, bağlantılar test edilmelidir.
- Masalar ve bilgisayarlar: Kat planındaki numaralara göre masalar yerleştirilir, ardından bilgisayarlar ve monitörler bağlanır.
- Ortak cihazlar: Yazıcılar, telefonlar ve toplantı odası ekipmanları en son kurulur.
- Kontrol turu: Envanter listesi üzerinden her cihazın yerine ulaştığını ve çalıştığını işaretleyin.
Son hafta için kısa kontrol listesi
- Yeni ofiste internet hattının taşınma gününden önce aktif olduğunu internet sağlayıcınızla teyit edin.
- Çalışanlara taşınma tarihini, kendi masalarını nasıl boşaltacaklarını ve kişisel eşyalarını nasıl paketleyeceklerini yazılı olarak iletin.
- Kat planını ve masa numaralarını hem nakliyat ekibiyle hem de bilgi işlem sorumlusuyla paylaşın.
- Her iki binanın yönetimiyle asansör kullanımı, yükleme alanı ve çalışma saatleri konusunda anlaşın.
- Son yedeğin alındığını ve açılabildiğini taşınmadan bir gün önce bir kez daha kontrol edin.
- Taşınma günü ekiple iletişimde olacak tek bir yetkili kişi belirleyin; böylece sorular tek elden yanıtlanır ve karar süreçleri hızlanır.
Arşiv ve fazla eşyalar için geçici depolama
Yeni ofis eskisinden küçükse ya da taşınma tarihleri arasında boşluk varsa, kullanılmayan mobilyalar, eski cihazlar ve arşiv kolileri için geçici bir depolama çözümü işinizi kolaylaştırır. Bu durumda kısa süreli eşya depolama seçeneğini değerlendirebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Bilgisayarları kendimiz mi paketlemeliyiz?
Verilerin yedeklenmesi ve cihazların kapatılması sizin ya da bilgi işlem ekibinizin işidir. Fiziksel paketleme ve taşıma ise nakliyat ekibiyle birlikte planlanabilir. Hangi işin kimde olduğunu baştan yazılı olarak netleştirmek en doğrusudur.
Sunucuları dolabıyla birlikte taşıyabilir miyiz?
Genellikle önerilmez. Sunucuların dolaptan çıkarılıp ayrı paketlenmesi hem cihazları hem de dolabı korur.
Ofis taşıma ne kadar sürer?
Bu; çalışan sayısına, ekipman miktarına, kata ve iki adres arasındaki mesafeye göre değişir. Doğru süre ve teklif için ofisin yerinde görülmesi gerekir.
Taşınma sırasında iş tamamen durmak zorunda mı?
Zorunda değil. Taşınmayı bölümler halinde ya da mesai dışında planlamak, iş kesintisini en aza indirmenin en yaygın yoludur.
Ofis taşımanızı birlikte planlayalım
Ulaşan Nakliyat olarak ofis ve iş yeri taşıma ile kurum taşımacılığı işlerinizi yerinde ekspertizle planlıyoruz. Bilgi ve teklif için 0542 828 77 94 numarasından bizi arayabilir ya da WhatsApp üzerinden yazabilirsiniz.