Bir şirketin taşınması, ev taşımasından farklı bir karar sürecinden geçer. Teklifi çoğu zaman bir kişi ister, onayı başka biri verir, faturayı muhasebe bekler ve taşınma günü bina yönetimleri devreye girer. Kurumsal nakliyat bu yüzden yalnızca araç ve ekip ayarlamak değil; keşif, yazılı teklif, sözleşme ve teslim adımlarının herkesin anlayacağı biçimde kurulmasıdır.
Bu yazıda şirketlerin, kurumların ve iş yerlerinin nakliyat teklifi alırken izleyebileceği süreci adım adım anlatıyoruz: keşifte neler konuşulmalı, teklifte hangi kalemler yazılı olmalı, sözleşme ve fatura tarafında nelere bakılmalı, şehirler arası bir taşımada süreç nasıl değişir. Hizmetin genel çerçevesi için kurum taşımacılığı sayfamıza da göz atabilirsiniz.
Kurumsal nakliyat neleri kapsar?
Kurumsal nakliyat; ofis, büro, mağaza, klinik, okul, dernek, depo ya da üretim alanı gibi iş yerlerinin eşya, mobilya, arşiv ve ekipmanlarının taşınmasını kapsar. Taşıma aynı bina içinde kat değiştirmek kadar küçük, Ankara’dan başka bir şehre tüm birimi taşımak kadar büyük olabilir. Ortak nokta, işin bir kurum adına yapılması ve sürecin belgelenmesinin önem taşımasıdır.
Ev taşımasından temel farklar şunlardır:
- Karar verici sayısı: Teklifi isteyen, onaylayan ve ödeyen kişiler çoğu zaman farklıdır.
- İş sürekliliği: Taşınma, çalışmanın en az aksayacağı saatlere sığdırılmak zorundadır.
- Belge ve veri: Arşiv, personel dosyaları ve cihazlardaki veriler ayrı özen ister.
- Bina kuralları: İş merkezleri ve plazalarda yük asansörü, giriş saati ve araç yanaşma kuralları daha sıkıdır.
Süreç keşifle başlar
Doğru bir teklifin temeli keşiftir. Keşif yerinde yapılabileceği gibi, küçük işlerde fotoğraf, video ve ölçü bilgisiyle de ilerleyebilir. Hangisi seçilirse seçilsin, amaç taşınma günü sürpriz çıkmamasıdır.
Keşifte konuşulması gerekenler
- Taşınacak masa, dolap, koltuk, raf ve cihazların yaklaşık sayısı,
- Sökülüp yeniden kurulacak mobilyalar ve özel parçalar (kasa, toplantı masası, büyük yazıcılar),
- Arşiv kolilerinin miktarı ve hangi kolilerin kilitli/kapalı taşınacağı,
- Eski ve yeni adreste kat, asansör, merdiven ve araç yanaşma koşulları,
- Taşınmanın yapılabileceği gün ve saat aralığı,
- Paketleme malzemesini kimin sağlayacağı ve paketlemeyi kimin yapacağı.
Keşfe, şirket adına karar verebilecek ve binayı tanıyan bir kişinin katılması işi hızlandırır. Depo, arşiv odası ve mutfak gibi gözden kaçan bölümlerin de gezilmesi gerekir; teklif dışında kalan her alan, taşınma günü süreyi uzatır.
Yazılı teklifte bulunması gereken kalemler
Kurumsal bir işte sözlü fiyat yeterli değildir. Teklifin yazılı olması hem onay sürecini kolaylaştırır hem de taşınma günü tartışmayı önler. İyi bir teklifte en azından şunlar açıkça yazılmalıdır:
- Yükleme ve teslim adresleri,
- Taşıma tarihi ve başlangıç saati,
- Kapsam: paketleme, söküm-montaj, asansör kullanımı, koli/malzeme dahil mi değil mi,
- Kapsam dışında kalan işler (örneğin elektrik, ağ ve yazılım kurulumu),
- Ödeme şekli ve faturalandırma bilgisi,
- Tarih değişikliği ya da iptal durumunda ne olacağı.
Teklifleri karşılaştırırken yalnız toplam rakama bakmak yanıltıcı olabilir. Bir teklif paketlemeyi ve montajı içerirken diğeri içermiyorsa, ikisi aynı işi anlatmıyordur. Bu nedenle kalemleri yan yana koyup aynı kapsamı karşılaştırmak en sağlıklı yöntemdir.
Sözleşme, yetki belgesi ve hasar bildirimi
Ev ve büro eşyası taşımacılığı Türkiye’de Karayolu Taşıma Yönetmeliği kapsamında düzenlenir ve ticari olarak bu işi yapan firmaların ilgili yetki belgesine (K3) sahip olması gerekir. Kurumsal bir iş verirken firmadan yetki belgesi bilgisini istemek, satın alma dosyası için de faydalı olur. Yönetmelik metnine Mevzuat Bilgi Sistemi üzerinden ulaşabilirsiniz.
Taşıma sözleşmesinde tarafların bilgileri, kapsam, tarih ve ödeme koşulları yer almalıdır. Teslim sırasında görünür bir hasar fark edilirse bu durum fotoğraflanmalı ve yazılı olarak bildirilmelidir. Sözleşme, sigorta ve hasar bildirimi konularını nakliyat sözleşmesi ve hasar bildirimi yazımızda ayrıntılı anlattık.
Fatura ve muhasebe tarafı
Şirketler için nakliyat bir gider kalemidir ve doğru faturalandırılması gerekir. Teklif aşamasında fatura kesilecek unvanı, vergi dairesi ve numarasını, adresi ve varsa satın alma ya da sipariş numarasını paylaşmak sonradan düzeltme yapılmasını önler. Birden fazla şube ya da birim taşınıyorsa, faturanın tek mi yoksa birim bazında mı kesileceği de baştan konuşulmalıdır.
Ödeme planı da yazılı olmalıdır: ön ödeme olup olmadığı, kalan tutarın ne zaman ödeneceği ve hangi yöntemle ödeneceği netleşirse muhasebe birimi süreci rahatça takip eder.
Bina yönetimi ve izinler
İş merkezlerinde taşınma çoğu zaman yönetimin onayına bağlıdır. Yük asansörünün rezerve edilmesi, giriş kartı ya da araç giriş izni alınması ve bazı binalarda taşınmanın yalnız mesai dışında yapılabilmesi gibi kurallar olabilir. Bu kuralları hem eski hem yeni bina için önceden öğrenip nakliyat firmasıyla paylaşmak gerekir.
Yüksek katlarda ya da yük asansörü olmayan binalarda dış cephe asansörü gündeme gelebilir. Bu durumda kaldırım ve araç park alanı için izin gerekip gerekmediği önceden kontrol edilmelidir. Konuyla ilgili ayrıntıları dış cephe asansörüyle taşıma yazımızda bulabilirsiniz.
Şehirler arası kurumsal taşımalarda farklar
Bir şube Ankara’dan başka bir şehre taşınıyorsa ya da başka şehirden Ankara’ya geliyorsa planlama biraz daha uzun tutulmalıdır. Yükleme ve teslim günü genellikle aynı gün olmaz; bu yüzden çalışanların hangi gün eski ofiste, hangi gün yeni ofiste olacağı net olmalıdır.
Şehirler arası planda dikkat edilecekler
- Ara gün planı: Eşya yoldayken ekibin nasıl çalışacağı (uzaktan çalışma, geçici alan vb.) önceden belirlenmelidir.
- Öncelikli koliler: İlk gün gerekecek cihaz ve dosyalar ayrı işaretlenip en son yüklenmeli, ilk indirilmelidir.
- Varış adresi hazırlığı: Yeni ofiste internet, elektrik ve anahtar tesliminin taşınmadan önce tamamlanması gerekir.
- Geçici depolama: Yeni yer hazır değilse eşyanın kısa süre depoda beklemesi bir seçenektir.
Hizmetin genel işleyişi için şehirler arası nakliyat sayfamıza bakabilirsiniz. Arşivin bir kısmını taşımak yerine bir süre saklamayı düşünüyorsanız, hangi belgenin ne kadar saklanması gerektiğini evrak saklama süreleri yazısından kontrol edebilirsiniz.
Taşınma günü ve teslim
Taşınma günü şirket tarafında tek bir sorumlu kişinin ulaşılabilir olması, kararların hızlı verilmesini sağlar. Yerleşim planı ve numaralı etiketler hazırsa ekip her parçayı doğrudan yerine bırakır. Planlamanın ayrıntıları için ofis taşıma planı yazımıza göz atabilirsiniz.
Teslim bittiğinde kısa bir kontrol yapılmalıdır: mobilyalar kurulmuş mu, koli sayısı listeyle uyuşuyor mu, görünür bir hasar var mı? Bu kontrolün yazılı ya da fotoğraflı kaydı, olası bir sorunda iki taraf için de en sağlam dayanaktır.
Sıkça sorulan sorular
Kurumsal nakliyatta keşif şart mı?
Büyük ve çok katlı işlerde yerinde keşif önerilir. Küçük büro taşımalarında fotoğraf, video ve ölçü bilgisiyle de sağlıklı bir teklif hazırlanabilir.
Taşınmayı mesai dışında ya da hafta sonu yaptırabilir miyiz?
Bina kuralları izin veriyorsa evet. Tarih ve saat, teklif aşamasında bina yönetimlerinin kurallarına göre birlikte belirlenir.
Bilgisayar ve sunucuların kurulumunu nakliyat ekibi mi yapar?
Cihazların paketlenip güvenle taşınması nakliyat ekibinin işidir. Ağ, yazılım ve sunucu ayarları ise şirketin kendi bilgi işlem sorumlusu tarafından yapılmalıdır.
Şirket adına fatura kesilir mi?
Teklif aşamasında fatura bilgilerini paylaşmanız yeterlidir. Unvan, vergi bilgileri ve adresin baştan doğru verilmesi sonradan düzeltme ihtiyacını ortadan kaldırır.
Kurumsal taşımanızı birlikte planlayalım
Ulaşan Nakliyat olarak Ankara içinde ve şehirler arasında ofis, büro ve kurum taşımalarını keşif, yazılı teklif ve planlı teslim adımlarıyla yürütüyoruz. Ayrıntılar için ofis ve iş yeri taşıma sayfamıza bakabilir, bilgi ve teklif için 0542 828 77 94 (WhatsApp: yazın), 0545 286 41 20 veya 0312 476 11 93 numaralarından bize ulaşabilir ya da teklif formunu doldurabilirsiniz.